会务标准化之规范指导
更新时间：2023年12月22日
举办万人大会流程
（若小型会议由此精简部分流程即可）
《 规范指导书 》
【 目 录 】
1、 《规范指导书》说明
2、 会务团队文化
3、 会务组织架构
4、 会务工作岗位职责
5、 会务要求及规范
6、 会务场外工作岗位作业指导书
7、 会务场内工作岗位作业指导书
8、 会务后勤工作岗位作业指导书
9、 会务流程工作岗位作业指导书
10、会务主持工作岗位作业指导书
一、 《规范指导书》说明
为使会务执行工作能够统一标准化，便于工作人员掌握会议运营的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作，特编写此《规范指导书》供大家参考，本书内容主要包含组织一次成功招商中所应做好的（会前、会中、会后）各项工作及注意事项。
二、
三、 会务团队文化
信念： 没有完美的个人
只有完美的团队
准则： 百分之百的配合
百分之百的执行
百分之百的服务
态度： 对工作结果——负责
对工作过程——负责
没有借口，马上行动！
原则： 用心 认真 配合 纪律 速度
标准： 做到极致完美是成功的唯一标准
口号： 同心协力，一起成功!
形象： 高专业 高规范 高热情 高素质
作风： 认真负责 无私配合 执行迅速 坚守承诺
荣誉： 我自豪，我是道和商学院会务团队光荣的一员!
我自信，每一次会议都能让我收获宝贵的成长!
四、 会务组织架构
五、 会务工作岗位职责
会议总控岗位职责
（1）负责保障公司每场会议、培训的顺利进行及圆满结束；
（2）负责安排会务工作及监督会务品质；
（3）负责协调与外部合作公司各部门之间工作关系，以及本会务组各部门之间工作关系；
（4）负责把会前、会中、会后工作计划及每次会议现场情况上交并汇报给上级领导；
（5）负责传达并协助上级领导将各项指示和工作安排给到各个会务小组；
（6）负责建立简单、高效、完善、合理的会务系统；
（7）负责严格执行并完善会务绩效考核机制和会议反馈机制；
（8）负责协助、监督主持人的工作；
（9）负责公司会务团队的文化建设及宣导；
（10）对公司营销部总监负责。
场外主管岗位职责
（1）负责安排及监督会议场外各岗位的工作；
（2）负责统一安排会前场外各岗位的培训及训练工作；
（3）负责对会议签到现场实时监控，处理突发事件及学员疑问，遇到特殊情况及时向会议总控汇报；
（4）负责及时领取场外所需物品；
（5）负责学员参会到场人数的统计，并把统计的人数及参会人员名单汇报给会议总控；
（6）负责协调场外各小组及相关部门的关系；
（7）负责保障场外会务工作的正常进行；
（8）负责监督场外各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。
（9）对会议总控负责。
场内主管岗位职责
（1）负责安排及监督会议场内各岗位的工作；
（2）负责统一安排会前场内各岗位的培训及训练工作；
（3）负责对会议场内现场实时监控，处理突发事件及学员疑问，遇到特殊情况及时向会议总控汇报；
（4）负责及时领取场内所需物品；
（5）负责协调场内各小组及相关部门的关系；
（6）负责保障会议场内会务工作的正常进行；
（7）负责监督场内各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。
（8）对会议总控负责。
后勤主管岗位职责
（1）负责每场会议的物资准备，配合总控做好每场会议的整体预算；
（2）负责与总部或外部单位进行会议会务物资的接洽工作；
（3）负责按时把每场会议的物资运送到会场，并按流程及相关手续进行物资发放；
（4）负责安排后勤各小组岗位人员的具体工作，并监督各小组人员的工作是否按公司要求完成；
（5）负责安排VIP、讲师、学员、工作人员接送车辆的安排和引导；
（6）负责VIP、讲师、学员、工作人员用餐、住宿等安排；
（7）负责建立完善合理的后勤系统，让后勤工作更加系统化、流程化、高效化、合理化；
（8）对会议总控负责；
六、 会议要求及规范
为保障会议顺利召开，确保会议效果，公司特制定此要求，对会议的全程工作做如下要求：
1、工作人员必须服从会议总控及场内、场外、后勤主管的工作安排。
2、会务工作人员着装要求:所有工作人员（礼仪、迎宾除外）统一着会议工作服、黑色牛仔裤、黑色皮鞋。
男士短发，前不遮眉、后不披肩、侧不过耳、不得染发，梳理整齐。
女士建议画淡妆，清新靓丽。
3、已确定参会工作人员，不许请假，如有特殊情况要在最后一次会前会前两个小时向会议总控请假，如不批准，必须参加。
4、会务人员应按时参会，会前会、正式会议、会后会均不得迟到。
5、会务人员在岗期间不得擅自离岗，各岗位必须按规定时间换岗退岗，会务人员如果因特殊原因需要在会议中途离岗，需向会议总控请假并得到允许。
6、在岗期间非紧急业务不得接听或拨打电话，不得聚众聊天、闲谈、吸烟。
7、会务期间不得与学员发生冲突。
8、会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查、发现可能导致的原因并尽快解决。
七、 会务场外工作岗位作业指导书
(一) 场外岗位职责、工作要求及注意事项：
场外岗位职责、工作要求：
1、名单组：（1人）
名单组岗位职责：
（1）编写会议信息，经审核后发送给各市场领导人；
（2）针对本次参加会议人员的资格和范围，制作相关报名表；
（3）报名人员参会资格审查、与会人员的名单确定，并与各工作小组进行名单对接；
（4）每日与财务组核对打款情况，并及时汇报打款进程，及时有序催促团队打款；
（5）到达打款截止日，向总裁汇报汇款情况，并请示特殊情况处理意见。
名单组岗位要求：
（1）收到会议通知后，编写会议信息，编写完毕后发给会议总控、总负责人、审核，审核通过后，由名单组负责人对接市场部，发送给各市场领导人；
（2）针对本次参加会议人员的资格和范围，制作相关报名表，内容包括（序号、姓名、性别、ID编号、所属分公司、联系方式、衣服尺码等），并提供名单跟进负责人的联系方式；
（3）名单跟进人员先行审核名单上的人员是否都达到参会标准，若发现没达到者，退回请求；
（4）不符合资格和参会范围外人员，经由总裁审核特批，方可参加此次会议；
（5）在会议前一个星期要求提交准确名单，并对接给签到组（制作签到表）、物资组（准备相关数量的物资）、财务组（核对团队打款情况），并跟会议总负责人、会议总控报备；
（6）确定名单后，每日与财务组核对打款情况至截止日，期间若团队打款票数和报名名单有差异，名单人员与其团队领导人进行对接，核对情况，是名单错误就修改名单，是打款错误，就补票或退票；
（7）打款进程随时向会议负责人汇报，到达截止日前一天针对还未打款的团队进行电话联系，提醒打款截止日；
（8）到达打款截止日，将汇款情况汇报给总裁，请示总裁未打款人员如何处理，事后根据总裁意见处理；
（9）若有特殊情况，如：打款截止日后报名打款者，统一请示总裁。
名单组注意事项：
（1）随时汇报报名相关信息，如：人员变更，资料变更等信息；
（2）任何未达到要求的参会人员若没有总裁特批都不允许参加本次会议；
（3）名单信息临时修改后，需马上对接签到组（制作签到表）、物资组（准备相关数量的物资）、财务组（核对团队打款情况）；
（4）及时整理名单，在报名截止日第二天提交最终报名名单，要求名单准确、信息无误。
（5）会议当天签到时，若没有安排其他任务，需编入签到组进行签到协助。
2、签到组（10~12人）
签到人员（4人）
签到组岗位职责：
（1） 根据会议类型及规模确定签到方式；
（2） 制作签到表，做好签到现场突发状况应对准备；
（3） 跟进并确保签到物资准备充分；
（4） 现场有序派发物资、标准佩戴手环、强调参会须知，确保签到高效、有序进行；
（5） 统计签到结果，及时向总控、总负责人反馈未到场名单；
（6） 签到结束后，及时整理相关物资移交给物资组，一人留守，其余三人听从调配。
签到组岗位要求：
（1）根据会议类型和规模确定签到方式，纸质签到或电脑签到；
（2）制作签到表，签到表基本内容含括：序号、姓名、性别、联系方式、所属团队、备注等，按照会议情况增加项目：组别、房号等。若会议采用纸质签到方式，需提前打印，为避免出现突发状况通常打印3份备用；若会议采用电脑签到提前将文档存在U盘并打印至少1份签到表备用；
（3）在会议开始前一个月至一星期内，随时跟进签到组物资情况，确保签到组所有物资准备充分；
（4）在签到开始前一个小时内，签到组全员在签到台待命；
（5）若会议需要发送物资袋、衣物等，需有2人以上协助派发物资；
（6）签到过程中，认真核对参会人员信息，原则上不接受替换参会，有特殊情况，需请示总裁后才允许替换，同时将替换人员的姓名和联系方式备注在签到表上；
（7）签到过程中，签到人员需向参会人员强调参会须知，如着装、会议时间、地点等；
（8）所有手环需由工作人员给参会学员统一佩戴在左手腕；
（9）会议开始前一个小时，电话联络还未签到的参会人员，跟进并整理出确定不参加此次会议的人员名单提交给本次会议的总控、总负责人；
（10）签到结束后，仍须留守一名工作人员在签到台守候，直至会议结束，以便处理后续签到事宜及突发情况。
（11）签到结束后，签到组需及时整理相关物资移交给物资组，除留守人员，其他所有签到组成员听从会议总控的调配，机动性编入其他会务组别。
（12）签到工作完成后，签到组马上进行签到人数的统计，并把人数报给会议总控、物资组负责人、后勤组负责人进行衔接，办理相关手续；
（13）签到人员需严格保管学员签到资料；
签到组注意事项：
（1）学员报名时，应先核对是否是学员本人，如是学员本人参会出示身份证核实，证实学员身份后，再给予办理签到手续。非报名学员、代替学员参会人员及证件资料不全、无法确认身份人员，交由引导人员逐级请示办理；
（2）报名但未缴费人员参会，应先与财务人员核对款项是否到帐或由所属中策委以上领导担保后，才可以给予办理签到手续；
（3）会议期间，手环、门票、学员证等凭证遗失须重新补办的学员，交由签到留守人员办理。应先核对签到资料，了解遗失原因并请示场外主管后给予办理；
（4）注意签到资料的保密性，一律不允许签到人员以外的其他人随意翻阅和查询签到资料；
（5）若有参会人员需调换衣服尺码，提醒参会人员签到完毕后有多余可调配衣服再调换；
（6）给参会人员带手环时，需提醒参会人员手环为一次性物品，切勿摘掉；
（7）签到人员签到时，准确使用礼貌用语，如：“早上好（下午好或晚上好），欢迎参会，请这边签到，请用正楷填写您的姓名及联系方式”。“这是您本次会议的手环，请您戴好，来，我帮您戴好”“请到这边领取会议资料”“×老师，这是您的会议资料，里面有×××，请您检查一下”“×老师，会议×点正式入场，地点在×××，祝您学习愉快！”
（8）引导人员在其引领VIP时，应走在VIP右前方1米处左右，并与VIP边走边交流，走到楼梯口时，引导应稍停，面向VIP，微笑着说“请”，并用右手示意VIP，手臂伸展，大臂与小臂成一直线，大臂与身体成90°，手指并拢并伸展，在上楼后有拐弯时亦同样示意。引导人员还应正确引导学员到指定位置办理签到手续；
场外引导（2人）
场外引导岗位职责：
（1）引领VIP或学员进门、签到、办理入住或进入会场；
（2）处理学员投诉与建议、办理非正常手续参会的学员、补办学员参会证及相关事宜；
（3）签到完毕后，编入礼仪组。
场外引导岗位要求：
（1）形象要求：五官端正、笑容亲和、服装得体统一、礼貌用语统一有力、肢体动作统一，穿着礼仪服装；
（2）熟悉场外的地理情况并熟悉会议流程；
（3）会议前一天严格进行培训及模拟训练，场外主管监督满意为止；
（4）会议第一天签到时间前一小时准时到位；
迎宾人员（4~6人）
迎宾人员岗位职责：
（1）统一礼貌用语、站姿、肢体动作，穿着统一服装迎宾；
（2）参加会前迎宾培训，达到标准为止；
（3）签到前在酒店大门迎接参会人员和VIP。
迎宾人员岗位要求：
（1）根据公司会务要求确定好场外迎宾人员（五官端正、身高基本一致、笑容亲和、服装得体统一、礼貌用语统一有力、站姿挺拔、肢体动作统一、声音宏亮）；
（2）会议前一天必须严格进行培训及训练，达到标准为止；
（3）在签到开始前1小时换好礼仪服装在酒店门口就位；
（4）大门四人站位，注意站姿，双手交错环扣，挺身站立；
（5）每当有参会人员和VIP进酒店时，躬身45°问候：“您好，欢迎参会”。
3、VIP接待组（3人）
VIP接待组岗位职责：
（1）确认核对VIP名单；
（2）准备VIP接待所需物资；
（3）电话VIP助理或者VIP，告知会议相关信息；
（4）确认VIP行程、随行人员、车辆接送及住宿需求；
（5）VIP房间物资摆放；
（6）VIP入住引导、进入会场引导、用餐引导，以及欢送VIP；
（7）及时、机动灵活地满足VIP提出的其他服务和要求。
（8）对场外主管负责。
VIP接待组岗位要求：
（1）会前3天确认核对VIP名单；每天确认VIP名单。
（2）和VIP助理或VIP本人电话联系，通话内容包括会议主题、感谢VIP能来参加会议、会议时间、地点；
（3）准备VIP接待所需物资；
（4）会前一星期内，和VIP助理或VIP本人电话联系，三天内再次确认抵达时间、交通方式、随行人员数量、车辆接送需求、住宿需求；
（5）调控接送VIP的车辆和司机，告知航班信息；
（6）接机过程中，需要给VIP献花、拿行李、开车门护顶、将VIP引导至房间并为VIP开门，如若VIP想先去会场查看，则带路至会场；
（7）提前一至两天抵达会议地点、提前熟悉场地（会场、VIP室、VIP用餐包厢）；
（8）提前拿到VIP的房卡，将欢迎函、水果糕点、摆放在VIP房间；
（9）根据会议地址、会议规模、VIP人数等确认接机或酒店门口迎接；
（10）会议当天摆放好VIP室相关物资；
（11）VIP有会议上的疑问，随时帮忙解答；严格、高效地完成VIP交代的任务；
（12）会议结束前将VIP带去VIP包厢用餐，VIP用餐过程中，需有一至两名VIP接待人员全程待命；
（13）会议结束后欢送VIP，接待人员负责引导贵宾上车，鞠躬欢送；司机负责将行李搬运到车上并送贵宾去飞机场或高铁站；感谢贵宾的到来，欢迎再次莅临。
VIP接待组注意事项：
（1）使用礼貌用语，举止文明有礼，面带笑容。
（2）随时掌握VIP行踪，报备给会议总负责人；
（3）接待人员在VIP用餐时，可轮流替换用餐；
（4）VIP有特殊的要求，如：我现在要吃XXX等，即刻安排调动人员执行；
（5）创建VIP接待组，将VIP及VIP接待人员拉进小组，及时传达讯息，如：用餐包厢等。
4、门卫组：（4人）
门卫组岗位职责：
（1）参会人员进出场检票及验票，参会着装的检查；
（2）根据会议流程进行控制人员进出会场；
（3）会议开场的召唤和热情迎宾；
（4）后场秩序的维护。
（5）对场外主管负责。
门卫组岗位要求：
（1）根据会场门的数量和场地大小来具体确定分为一组或两组，确保所有的门在会议结束时打开，以确保人员的及时疏散；
（2）会议进场前10分钟在门口做好准备工作，进场时热情迎宾，使用标准用语：“您好，欢迎参会，请出示手环。”“请您按组别入座，祝您学习愉快！”并且对参会人员进行参会着装的检查，学员证的检查，不合格者未经总负责人或总裁批准不得入场；
（3）如无总控或场外主管通知，会议开始后准时关门，迟到者在门外等候10分钟后方可入场。如遇VIP在场外候场，迟到者等待VIP全部入场后才可入场，如遇VIP发表重要演讲时，迟到者需在门外待VIP演讲结束后方可入场；
（4）VIP唱名入场前，根据总控或流程跟进人员指令，准时开门，由2名门卫在场外两扇门外面，同时向外拉门，做好VIP入场引导工作；
（5）会议正式开始后，每一扇门保证有一名门卫守卫（安排一人轮岗守卫），其余门卫组人员会议期间编入场控组，维持场内秩序；
（6）会议期间，场外门卫要维护好场外秩序，禁止学员和工作人员在场外吸烟、跑动、聚众聊天、大声喧哗；
（7）在休息倒数5分钟的时候，门卫组工作人员就位，规则等同于会议开场。场内场控人员提醒学员们赶紧入场就坐；
（8）会议结束时门卫组要守好门，只有当主持人宣布会议结束时，才允许学员退场；
（9）会议期间，凭请假条，学员才可中途离场；
（10）在最后一天会议结束时负责收回学员证；
（11）全程按会务要求整理好仪容仪表，面带微笑，守卫严格但不失礼貌和热情；
门卫组注意事项：
（1）严格执行认牌（手环、门票、学员证）不认人的制度；
（2）不能擅离职守，必须保证所有门口随时有人在岗；
（3）会议中门卫组2人一组轮班，半小时休息一次；
（4）对于多次提醒却仍然使用手机的参会人员，可暂时没收手机，会后归还，如不服从，可记下组号、姓名，向总裁汇报，并问责所属中策委。
八、 会务场内工作岗位作业指导书
场内岗位职责、工作要求及注意事项：
1、设计制作组（2人）
设计制作组岗位职责：
（1）负责活动所需制作物的设计及制作；
（2）对接财务，控制预算；
（3）对场内主管负责。
设计制作组岗位要求：
（1）前期会同广告公司进行酒店会场实地考察，测量场内、场外、大堂尺寸；
（2）对接财务，在预算范围内做出设计方案；
（3）针对设计物资制定时间进度表，会同广告公司和制作公司保质保量完成；
（4）按时间进度表设计出适合本次会议的风格，并报备给会议总控、会议负责人审核；
（5）在总控的指导下对接物资组，完成会议物资设计制作；
（6）提前制作设计样品并确定。
设计制作组注意事项：
（1）场内场外布置风格的统一和设计方案的可操作性和可执行性；
（2）尽量保证有关设计物资的重复使用；
（3）结合成本和场地实际，设计出可实现性和实用性强的相关设计。
2、礼仪组（4人）
礼仪组岗位职责：
（1）采办礼仪服装，并提前准备各环节所需物资；
（2）VIP唱名入场及上下场引导站位；
（3）嘉宾上台引导；
（4）为嘉宾送花、递麦，递水、递纸巾等；
（5）会议各环节的流程配合；
（6）对场内主管负责。
礼仪组岗位要求：
（1）采办适合本场会议的礼仪服装；
（2）彩排礼仪工作的所有环节；
（3）VIP唱名入场和上下场时，进行引导站位；
（4）保证会场前台区域内配备热水、饮用水、咖啡、纸巾、湿巾、纸笔等物资，讲台上配有水、纸巾，水杯；
（5）按照场内主管指示引导嘉宾入座；
（6）嘉宾上台需要引导、鲜花、递麦；
（7）观察讲师和演讲嘉宾所需，在20～30分钟左右找鼓掌的时机，递水、纸巾等；
（8）会议全程，VIP前排两侧保证各一个礼仪随时站位；
（9）熟悉会议流程，根据会议需要，按照流程跟进人员指令，提前准备各环节所需物资，并按时递送。
礼仪组注意事项：
（1）时刻注意言行举止，使用礼貌用语，如：“您好”“请”等；
（2）随时关注会议进展程度，以及讲师和演讲嘉宾状态；
（3）随时为前排VIP提供服务，满足其不定时和突发需求。
3、音控组（1人）
音控组岗位职责：
（1）会议前了解会议整体流程及每个环节所需播放的影片、音乐以及灯光控制，与合作人员充分沟通，协调分工；
（2）会议使用的各种器材的租赁、购买、调试及归还；
（3）会议使用的音乐、影片的搜集准备、现场播放及用毕后的回收；
（4）现场投影、音量、灯光的控制；
（5）对场内主管负责。
音控组岗位要求：
（1）根据会议各流程环节需要，提前准备会议所需的不同音乐背景、PPT、影音文件；
（2）提前一天至两天就位，全程参加彩排，保证播放文件准确无误；
（3）检测音响、LED、投影仪的清晰度；
（4）检查LED、投影仪的播放比例和文件要求；
（5）会议正式开始前半小时就位，开始播放候场音乐；
（6）熟悉会议流程，严格按照流程进行各环节音乐播放及画面切换，会议开始前准时播放倒计时催场PPT、音乐和暖场音乐；
（7）注意上下场过渡环节中的音乐、灯光、画面切换；
（8）保证整个会议过程中，文件、音乐、视频播放无误、无遗漏、衔接顺畅。根据流程及时更改并调整播放文件。
音控组注意事项：
（1）音乐、视频全部分类放好，以便讲师临时发挥的时候能够跟上进程；
（2）在播放环节出现问题时，不慌乱，及时迅速调整设备至恢复正常；
（3）未经总裁允许，不允许任何参会学员拷贝会议资料；
（4）会后三天内整理好全程录音，将其整理成文字资料报备给会议总负责人；
（5）保管好各项音控物资。
4、灯光组（1人）
灯光组岗位职责：
（1）会前灯光设置、调试；
（2）根据会议流程，控制现场灯光；
（3）根据会场情况，及时调整空调温度。
（4）对场内主管负责。
灯光组岗位要求：
（1）灯光组负责人会议前一天进驻会场，根据会议需要，摄影、摄像需求及台上台下人员舒适度，进行会前灯光设置、调试。提前熟悉会场灯光设备；
（1）追光灯及时与流程执行负责人对接流程，对接主持人和讲师商场时间及出口位置；
（2）根据会议进程，每个环节前5分钟就位，进行灯光控制准备；
（3）与酒店工作人员对接，会议正式开始前，提前三个小时开放会场空调，保证会场温度和空气质量；
（4）会议期间，按照会场实际需求，随时调整空调温度；
（5）听从指挥，根据流程跟进人员及会议总控指令，随时调整灯光；
灯光组注意事项：
（1）会议过程中播放视频时，全场灭灯。播放结束时，要缓慢打开所有灯，避免刺激学员的眼睛；
（2）会议过程中播放PPT投影时，调暗舞台灯光，增加投影清晰度；
（3）主持人热场及气氛高潮时，打开舞台灯；
（4）全程内场就位，不得擅自离开岗位；
（5）随时注意场内温度调节，室内温度过高或过低时，马上与酒店工程部人员联系解决。
5、场控组（6人）
场控组岗位职责：
（1）负责会场秩序，有效处理突发状况，保证会议顺利进行；
（2）在不打扰学员听课的情况下，30分钟巡场一次；
（3）配合主持人，听从场内主管、总控指挥，负责会议中间相关资料的发放和收集；
（4）对场内主管负责。
场控组岗位要求：
（1）场内引导：
① 入场期间，引导进入场内学员及时就座；离场时，及时有序疏散学员；
② 务必非常熟悉会场座位排列情况；
③ 规范礼貌用语：“早上好！请问您的组别是多少？”
④ 笑容一定要热情，手势优美、标准；
（2）秩序维护
① 站姿挺拔，双手背后，笑容自然，保持高度的敏感度；
② 不允许学员一边站立一边听课记笔记、使用手机、摄影摄像、睡觉等行为，一旦发现立即制止，经提醒仍不听劝阻者，可暂为其保管录音笔、手机等物品；
③ 场控检验学员请假条后，方可允许其离开座位；
④ 场控随时环视会场四周，随时为学员提供优质服务（如换水、换笔等）；
场控组注意事项：
（1）会议进行期间，可轮换到场后空位处休息，但要保证有人补位；
（2）会议期间，保证场前、场中、场后两侧各有一名场控人员站位；
6、摄影摄像组（3人）
摄影组岗位职责：
（1）负责会议摄影，时时抓拍精彩镜头；
（2）及时导出照片，筛选有用照片给到宣传组；
（3）对宣传组负责人和场内主管负责。
摄影组岗位要求：
（1）提前一天到位，保证整个会议期间重要环节、人物和场景的拍摄效果；
（2）摄影环节包括：签到、候场、入场、VIP唱名、亮相、演讲、合影、场外布置、场内高潮、全场、特写等；
（3）拍摄过程中尽量不要打扰嘉宾、讲师演讲和学员学习；
（4）控制使用闪光灯拍摄的次数；
（5）备好电池、备用卡，每半天将所拍摄照片全数交给宣传组负责人；
（6）每天会议结束后及时对当天重点照片进行处理和美化后交给宣传组负责人；
摄影组注意事项：
（1）准备好2个照相机内存卡和备用电池；
（2）听从宣传组负责人安排，会议重要环节，不得离开会场。；
（3）不拍摄与会议不相关的事物。
摄像组工作职责：
（1）负责会议摄像，捕捉精彩镜头；
（2）保质保量，按时提供剪辑成品；
（3）提供全程录像母带；
（4）对宣传组负责人和场内主管负责。
摄像组工作要求：
（1）在讲师讲课时，按需求进行现场影像切换；
（2）游机要注意捕捉和拍摄各个环节的精彩细节、特写和花絮；
（3）会议结束三天内，剪辑符合公司要求的影像成品交给宣传组负责人审核。
（4）提供全程录像母带，以备公司存档。
摄像摄像组注意事项：
（1）全程影像资料及剪辑成品按时全数交给宣传组，不得私自留档及外泄。
7、宣传组（2人）
宣传组岗位职责：
（1）通过微信对外发布活动预告及活动通知；
（2）负责活动所需发言稿、致辞稿的文案撰写；
（3）负责会议PPT的美化工作，并确保演示效果；
（4）会后微信、照片、视频等上传；
（5）对活动中出现的视觉问题及时修改；
（6）会后图片处理及存档。
宣传组岗位要求：
（1）会前1周通过微信等对市场进行活动预告和活动通知；
（2）会前3天完成发言稿、致辞稿，并由承办方总负责人审核通过；
（3）会前2天完成会议期间需要提供给商学院发布的新闻通稿稿件，会议开展期间只做现场微调后即可上传给道和商学院；
（4）会议开展期间，当日即时资讯需在当晚发总负责人审核通过，并在第二天早上9:00前发送给商学院相关对接人；
（5）资讯内容必须符合会议主题、宣传公司、宣传商学院，并且符合市场需求；
宣传组注意事项：
（1） 所有对外发送的资讯都需通过总裁审核。
（2） 所有现场展示的PPT及设计制作文件，必须通过总裁审核；
（3） 所有的工作职责内容必须按规定时间完成。
九、 会务后勤工作岗位作业指导书
后勤岗位职责、工作要求及注意事项：
1、物资组（3人）
物资组岗位职责：
（1）会议物资的统计、核对、采购、跟进、搬运等准备到位；
（2）会议期间，及时补充VIP室物资；
（3）机动安排安排学员（工作人员）茶歇或夜宵；
（4）会后对工作人员物资及学员物资回收、清点、整理；
（5）会后对剩余物资进行及时清查、盘点，并做好记录、入库；
（6）对后勤主管负责。
物资组岗位要求：
（1）根据会议预定参会名单安排所有会议物资数量，保证会前物资准备到位；
（2）熟知会议流程，根据会议内容，收集、汇总、整理各个部门所需物资，制作物资表；
（3）对接总控和会议总负责人，了解需要采购的物资具体内容、需求和数量，以便更有方向性、针对性采购适合会议需要的物资；将采购样品及时给到领导审核；
（4）对接所有部门，时时跟进物资进度，保证完成物资的设计时间和制作时间（包括广告公司、印刷厂、制作公司等）；
（5）对接酒店负责人，落实酒店可提供的物资以及我方物资接收人员及保管地点；
（6）在出发前一天落实所有物资，清点整理打包好所有已有物资，根据物资数量，提前对接会议总负责人，使用物流、快递公司、工作人员或市场经销商等途径进行运送；
（7）将运送到酒店的所有物资存放至储物室，并提前将各部门所需物资进行发放；
（8）及时采购需在会场当地采购的物资，如水果糕点（VIP专用，尽量根据VIP人员喜好购买），在VIP人员到来之前及时提供给VIP接待组；
（9）按时参加最后一次会前会，分发工作证、对讲机、流程表等工作人员物资；
（10）对接酒店负责人将酒店可提供的物资就位；如果涉及到行李寄存，尽量让酒店工作人员负责；保管好物资室钥匙，方便后续工作；
（11）根据会议流程，对接流程组，提前准备好各环节所需物资给到礼仪组或主持人组等相应组别；对使用完毕的物资及时回收；
（12）采购水果糕点，每天补足和更换VIP房间和VIP室物品；对接司机师傅帮忙购买VIP夜宵（费用基本没有限制）或工作人员夜宵（费用控制在20元/人）；
（13）若有安排学员茶歇或夜宵，落实安排、协助分发；分发中对每位学员使用礼貌用语，如：您好，这是您的茶歇（或夜宵），请拿好！您好，这是您的咖啡，小心烫手！等等；
（14）会议结束后，收回对讲机、工作证等工作人员物资及学员证等学员物资，协助清点、整理、打包会议剩余物资；
（15）根据物资数量，提前对接物流、快递公司或工作人员、市场经销商等，运回公司；
（16）会议结束后对会议剩余物资进行及时清查、盘点，并做好记录、入库。
物资组注意事项：
（1）会前一天，保证所有物资准备到位；
（2）和各小组负责人核对确认物资，认真核对检查，不要遗漏任何会议物资；
（3）会议开始后，确保有至少一人留守物资室；
（4）会议中随时听从后勤主管、总控安排，购买提供临时新增物资，及时为其他组别提供突发临时物资。
2、餐饮组（1人）
餐饮组岗位职责：
（1）安排落实VIP、学员及工作人员用餐问题，保证所有人员按时保质用餐。
（2）对后勤主管负责。
餐饮组岗位要求：
（1）会前根据预设VIP人数、学员人数和工作人员数量，与酒店达成协议，安排落实每天会议三餐和夜宵、茶歇；
（2）查看就餐环境，熟悉餐厅路线，保证所有人员按时保质用餐；
（3）核对菜单，在会议中的每餐尽量选用不同菜肴，着重满足VIP不同用餐需求；
（4）VIP用餐，选用酒店VIP包厢，根据实际情况，安排合适规格餐标；
（5）工作人员用餐，原则上采用酒店员工餐，如因工作安排，不能及时就餐员工，安排工作人员与学员一同用餐；
（6）及时将VIP用餐时间、地点告知后勤主管和VIP接待负责人；
（7）会议开始后，随时跟进流程和时间进度，调控上菜时间。
餐饮组注意事项：
（1）不符合本次会议的参会人员，会务组不负责安排其用餐；
（2）把控会议流程进度，保证VIP、学员至餐厅前10分钟，饭菜上桌。
3、住宿组（1人）
住宿组工作职责：
（1）统计并确定入住需求，与酒店达成协议价，提前预定房间，保障与会人员及时、顺利入住；
（2）会议结束后，及时会同财务人员与酒店对账、结账。
（3）对后勤主管负责。
住宿组岗位要求：
（1）会前根据报名人数、男女人数、夫妻人数、VIP人数、工作人员人数，与酒店达成协议价，预定标间、大床房、套房；
（2）如由公司统一安排住宿，单身且性别相同的人员安排双床标间，夫妻安排大床房、VIP安排套房，其他需住宿大床房的人员标准由总裁决定；
（3）如由学员自行至酒店住宿，住宿组只需提前与酒店客房部和前台对接，由参会人员自行提供身份证去酒店报“任务街”办理入住，但要将负责人联系方式留给酒店前台，以解决学员特殊需求和临时需求；
（4）尽量满足VIP的特殊住宿需求；
（5）工作人员的房间安排尽量靠近会场，且工作人员房间集中安排，以方便转交物品或商讨会议相关事宜；
（6）会议结束后，及时会同财务人员与酒店对账、结账。
住宿组注意事项：
（1）住宿组负责人将联系方式留在前台，方便学员对接联络；
（2）不符合本次会议的参会人员，会务组不负责其住宿；
（3）严格按照参会人数调控房间数量，在参会人员全部入住后，调出入住清单核对。
4、车辆组（3人）
车辆组岗位职责：
（1）负责指定VIP的接送
（2）对后勤主管负责。
车辆组岗位要求：
（1）接到接送VIP的任务后，检查车辆是否安全、打扫车内卫生、准备好水、餐巾纸等物品；
（2）事先了解所接送VIP的航班、车次；
（3）按约定时间提前20分钟抵达接送地点等候VIP；
（4）在接到VIP后，帮助VIP提拿拿行李，为VIP护顶上车；告知VIP目的地为XXX，路程中可询问VIP相关需求，如：车内温度是否合适、是否需要播放歌曲等；
（5）如若VIP临时更换目的地，听从VIP的调遣，并及时将信息发送给VIP接待。
（6）抵达酒店后，为VIP拉开车门并护顶，拿出行李，与VIP接待碰面，将行李物品转交给VIP接待。
车辆组注意事项：
（1）将VIP的安全放在第一位，开车前不喝酒，不疲劳驾驶，行驶过程中不超速、不违章。
5、财务组（1人）
财务组岗位职责：
（1）负责活动期间的预算审核、费用控制及其他财务相关工作。
（2）对后勤主管负责。
财务组岗位要求：
（1）会前与会议总负责人对接会议预算，并按照会议预算严格控制实际花费，审核相关费用标准；
（2）审核每一笔资金的流动；
（3）与酒店、广告公司、制作公司等外包单位对接，按照合同，由相关负责人签字后支付相应费用；
（4）会后核对结清所有账单；
（5）会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表，提交给会议总负责人及总裁。
（6）禁止出现账目不清、出入不明、标准不符，错付、漏付、多付、拖延支付等情况；
财务组注意事项：严格记账、要求支出与会议预算相符。
十、 会务流程工作岗位作业指导书
会务流程组岗位职责、工作要求及注意事项：
流程组岗位职责：
（1）负责活动开展前的工作人员执行流程、开展中的会议流程的制定；
（2）会议现场把控各流程环节，及时催场；
（3）负责流程衔接，对重要环节和人物安排提前准备；
（4）根据会议要求，负责现场音控的提醒工作；
（5）根据会议流程，把握入场及退场时间和流程。
流程组岗位要求：
（1）活动前10天，制定会议执行流程；
（2）活动前5天，确定会议流程；
（3）熟悉会议流程的各个环节，并重点记录重点环节，在会议开展期间确保提前安排；
（4）根据会议安排，对音控灯光进行及时提醒，并在彩排时进行确认；
（5）根据会议流程，及时提醒门卫组入场和退场的工作。
流程组注意事项：
（1）各流程需由会议总控、总负责人、总裁确认；
（2）会议开展前，必须把会议流程分发给各工作人员，并督促工作人员熟记；
（3）会议开展期间，必须调动各岗位员工配合会议圆满开展。
十一、 会务主持工作岗位作业指导书
会务主持组岗位职责、岗位要求及注意事项：
会务主持组岗位职责：
（1）会议主持词撰写；
（2）会议讲师、VIP演讲嘉宾对接及彩排；
（3）主持人负责控制整个会议进程；
（4）会前，主持人要向与会学员明确说明此次会议的目的、注意事项和会场纪律
（5）主持人负责热场环节和现场气氛的调动以及会议信息的布达。
会务主持组岗位要求：
（1）会议开始前1天，根据最终会议流程完成主持词撰写；
（2）会议彩排时，与流程组、会议总控、总负责人对接并沟通流程；
（3）确保会场最佳气氛、按流程规定主持；
（4）及时处理临场突发事件，例如当话筒出现问题，及时递交更换，需提前备好备用话筒；
（5）负责开场前倒计时、秩序及注意事项宣达；
会务主持组注意事项：
（1）主持词需由承办方总负责人确认；
（2）主持词里所出现的公司名称、人物名称和职位（奖衔）、人物顺序等必须确保无误；
（3）当会议流程临时更改时，要及时更正主持词，并做好环节和注意事项提醒。